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Bueno, bueno, bueno. Al fin nuevo post. Bienvenidos los muchos nuevos suscriptores que habéis llegado a este vuestro blog. El día 1 de enero de 2015 comenté que este iba a ser mi año… en qué momento dije yo nada. EN-QUE-MO-MEN-TO!!! El 31 de diciembre, en cuanto acaben las campanadas, doy dos besos a todo el mundo y me meto la lengua en el orto. Que venga lo que venga en 2016 y ya está. Una hernia discal me ha tenido un montón de tiempo en estado semivegetativo de sofá y una vez superada esta maldita lesión hemos tenido en casa un comienzo de curso un tanto complicadete. Pero bueno, que el tío Fernan ya está aquí otra vez y vamos a ver si publicamos algo que os pueda servir de ayuda en vuestro día a día.

Para empezar a coger ritmo (me siento rarísimo escribiendo de nuevo y hay cosas que se me han olvidado cómo hacer) vamos con un tema ligerito pero útil.

La herramienta de la que os vengo a hablar hoy procede directamente del mundo de la Publicidad y de la relación entre agencia y anunciante. No obstante, os la traigo porque creo que se puede y se debe aplicar a vuestra actividad, sea cual sea: el status report.

El status report es un documento que envía periódicamente una agencia de publicidad o comunicación a su cliente indicando los pasos por los que va atravesando un proyecto: los plazos de entrega, el presupuesto que se ha dedicado a cada partida, las siguientes fases por realizar,… Al final el verdadero sentido de ese documento es evitar que un cliente pueda negar el haber estado continuamente informado y pueda acusar a la agencia de haber tomado decisiones erróneas de manera unilateral. Para ello, se suele requerir que el anunciante haga acuse de recibo y dé el visto bueno a cada status report por escrito. 

que es un status report

Si sois nuevos emprendedores o recién llegados al mundo del Marketing o la Comunicación, he de avisaros, como he comentado en otras ocasiones, que este mundo es una selva. Pero una selva chunga, llena de serpientes, leones, hienas y alimañas de todo tipo. Así que la mejor manera de sobrevivir y evitar problemas futuros es ser muy metódicos y disciplinados en nuestras comunicaciones tanto internas con nuestros jefes y compañeros como externas con clientes y proveedores.

Os aseguro que los marrones que más rabia me ha dado comerme en mi vida profesional han sido aquellos en los que se me ha acusado de cometer un fallo que no era responsabilidad mía pero que no he podido probar. No veáis si jode eso. Estas experiencias me hicieron ser muy meticuloso y ordenado en mi relación con todo mi entorno laboral… bueno, y no tan laboral. Mi pareja suele decirme que me paso de estructurado. Bueno, como diría ella: “Relajáaaate!! Sos un cuadradito, che!!

Y es que todos sabemos que tener información da el poder, pero tener esa información por escrito ya es el copón bendito. Crearos vuestra especie de status report de la manera que queráis: un documento en Word, un email estándar, un papel que os devuelvan firmado, lo que sea. O simplemente tomarlo como una filosofía y método de trabajo. Dejad muy bien atado todo. Es un esfuerzo extra que os va a merecer la pena. Si eres emprendedor o trabajas en este sector no vale un “es que yo soy un desastrito, me cuesta organizarme” porque lo más probable es que te acabes comiendo los cagaos. Es jodido pero es así.

¿Qué debo incluir en mi documento tipo “status report”?

Bueno, esto dependerá mucho de vuestra actividad y deberéis darle vueltas a la cabeza, pero sí es cierto que hay determinados aspectos que seguro tendréis en cuenta. Vamos con ellos. 

El título del documento o tema del email: siempre debe de hacer clara referencia al nombre del proyecto, número de presupuesto o factura, fecha de la reunión, temática tratada,… es decir, que sea evidente el tema sobre el que estamos informando y no pueda pasar por alto. 

Decisiones que se hayan tomado en una reunión, telefónicamente, vía whatsapp, o cualquier otro tipo de mensaje que surja de manera que no haya quedado reflejada. Podrá resultar redundante para la otra parte, pero que le vamos a hacer. Tú lo repites de manera que quede claro que aquello de lo que se habló es eso que te has molestado en poner por escrito. Evitemos el “Donde dije digo, digo Diego”

Informes sobre los plazos de entrega: NUNCA, en todos mis años en agencias entregué un proyecto o terminé de organizar un evento antes de los últimos 5 minutos previos al deadline, nunca, jamás. Os podéis imaginar que la cosa se pone más tensa que Eduardo Manostijeras poniéndose unas lentillas. Y cuando la cosa se pone tensa, las ratas empiezan a echar balones fuera para salvar su culo. Por ello es importante que puedas demostrar que en todo momento estuviste informando sobre los retrasos en las entregas y sobre los cuello de botella que se estaban formando en un proyecto. No olvides enviar tu status report y que te confirmen la recepción tanto Don Penséque como Don Creíque, porque esos son los realmente peligrosos. 

Las modificaciones en los presupuestos y de los trabajos. Las cosas del dinero, siempre, siempre, siempre, por escrito. Porque como al final un cliente, jefe o compañero te autorice a gastar más y no puedas demostrar que eso fue así, estás bien fotut, que dirían los catalanes. 

Distribución de funciones: Aquí aparecen de nuevo nuestros amigos Don Penséque y Don Creíque. ¿A qué todos conocéis a alguno? Pues eso. 

Todo este trabajo no tendrá ningún sentido si no tenéis los documentos o emails bien ordenados, clasificados y al alcance de la mano para el preciso momento en el que os sea necesario. Si podéis poner sobre la mesa esa información tan valiosa en un malentendido veréis como resulta la forma más rápida de acabar una discusión. 

Además, una especie de status report no sólo os va a permitir demostrar que tenéis razón sino que además, en cuanto criéis la fama de que sois personas metódicas y ordenadas, el resto de personas con las que interactuéis se tomarán muy en serio las colaboraciones con vosotros. Veréis, veréis…

Por cierto, al principio me quejé de este año, pero es cierto que el blog ha seguido creciendo en visitas y suscriptores a un muy buen ritmo durante estos meses en los que no he podido escribir por los problemas de la espalda. Os estoy muy pero que muy agradecido. 

dime lo que opinas, que se agradece