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A veces he comentado por aquí que, por mucho que las redes sociales ayuden a la hora de establecer nuevos contactos y encaminar proyectos, en el 90% de las ocasiones los negocios se van a cerrar de manera personal, cara a cara y mirándose a los ojitos.

También es cierto que cada vez son menos frecuentes las ocasiones en las que ambas partes de un acuerdo se tienen enfrente, ya que las nuevas tecnologías permiten una comunicación a distancia más fluida.

Es decir, vas a cerrar tus negocios principalmente en persona en las escasas ocasiones en las que te vas a encontrar con los clientes. Una razón muy poderosa para planificar hasta el último detalle de las reuniones. Aquí van una serie de consejitos de lo más variado.

Planifica hasta el último detalle y ensaya

Antes de nada asegúrate de que tienes preparado todo el material que vas a necesitar y entregar en la cita. La ley de Murphy suele cebarse especialmente en este tipo de eventos. Te aseguro que si esperas al último momento para imprimir unas copias de los informes se estropeará el ordenador, se acabará el tonner de la impresora o se atascará el papel de manera que no lo saque ni dios. Y no te digo nada si piensas utilizar archivos informáticos, un proyector, un portátil… todo dispositivo tecnológico tiene la puñetera manía de estropearse en el peor momento. Ten preparada una alternativa que pueda remplazar al original en el menor tiempo posible porque a la gente le revienta este tipo de inconvenientes: su tiempo es oro y no quieren perderlo porque seas un despreocupado. Además, no es la mejor manera de empezar un posible acuerdo.

Revisa paso por paso cómo se va a desarrollar la cita. Estudia los diferentes inconvenientes o dudas que puedan surgir y prepara una solución. Vive la reunión 50 veces antes de que se produzca. Haz un simulacro con todo el personal de la empresa que vaya a participar en el meeting para que no quede nada en el aire. No hay nada peor que uno de tus clientes te plantee una duda o una hipótesis para la que no tengas ni idea de cómo responder y te quedes calladito como un gilipollas y con cara de paisaje. Seguramente será el principio del fin.

Asegura que todo el mundo es puntual y no te enrolles

A ver, no se trata de dar la brasa hasta ser cansino recordando a todas las partes de la reunión la fecha, hora y lugar de la misma, pero no está de más que unos días antes envíes un recordatorio y lo repitas el día anterior del evento para evitar dar pie a los despistados a no presentarse a la cita. Preferiblemente envía un email, que es el medio más formal, con un texto escueto que recuerde los datos fundamentales. No se te ocurra enviar un Whatsapp a un contacto al que apenas conoces, es un medio mucho más personal, y por supuesto no digas algo así: “Te recuerdo que mañana hemos quedado,  😉 “

Y como hemos pedido puntualidad, debemos corresponder yendo al grano lo más directo posible sin enrollarnos innecesariamente ni perder el tiempo. Esto no quiere decir que todo lo tengamos guionizado y que no podamos salirnos ni un milímetro de lo preestablecido, pero sí que seamos concretos. 

reunión de negocios exitosa

Si es posible, a primera hora de la mañana

Dicen los expertos que las mejores horas para convocar una reunión son las 9:00 y las 15:00. Para mí el mejor momento son las 10:00.

Por un lado le das tiempo a los participantes a salvar atascos y a que se tomen un café y se espabilen, y por otro lado al finalizar la reunión es posible que se pueda continuar con una comida más informal en la que podáis conoceros en persona tratando temas no laborales y se empiecen a crear vínculos emocionales, tan importantes para los negocios.

Las citas convocadas después de comer suelen dar algo más de pereza y puede pasarte que algún participante se quede medio sopa a mitad del meeting. Incluso si la cosa se alarga demasiado y se hace tarde, la gente estará más ansiosa porque se acabe y pensará preferentemente en irse ya hacia sus casas.

No permitas que se desvaríe demasiado

Como eres el convocante de la reunión, es evidente que tienes un objetivo en mente. Tienes que ser capaz de reconducir los debates que vayan surgiendo de manera que al final de la cita hayas llegado a conseguir ese objetivo. Si permites que se deje de lado el tema principal y se empiece a desvariar sobre otros asuntos al final todo tu esfuerzo se habrá ido a la mierda. Eres el moderador y va mucho en juego que hagas bien tu papel. 

He estado en una reunión en la que tratábamos la manera de lanzar un nuevo producto del entorno tecnológico y acabamos hablando de lo bien que les hace a los ancianitos hacer tai-chi matutino en el parque. Y no es broma. Lógicamente nos fuimos de allí sin una propuesta clara.

Los monólogos, en los garitos de moda

Acudir a una reunión y que salgas de allí con la sensación de que si te hubiesen enviado un email con las diapositivas que has visto te habrías ahorrado un tiempo precioso es lo peor que le puede pasar a un convocante. Recordemos que se trata de una oportunidad valiosísima para chequear sensaciones, conocer opiniones, ver cómo funcionan nuestros argumentos de venta, medir la satisfacción de nuestro cliente, recopilar información sobre necesidades que aun no cubrimos,…

Para ello es fundamental ceder la palabra todo lo posible a la otra parte de la cita. Cada vez que decida hablar debemos poner los 5 sentidos en lo que nos quiera transmitir. La información que nos va a proporcionar es lo más valioso de este mundo para nosotros. 

Los monólogos en estas ocasiones son un coñazo, un sinsentido y la estupidez más grande del Universo conocido. 

El humor es un aliado

Tengamos una cosa clara: pase lo que pase en la reunión, nadie se va a morir. Sea un éxito o un fracaso nuestras vidas continuarán, saldremos de allí e iremos con nuestras parejas, familias, amigos… y seremos tan felices. No es buena idea acudir a una reunión, por muy importante que sea, tan tiesos y con el culo tan apretado que demos la sensación de estar sufriendo. A nadie le gusta hacer negocios con tristes y desgraciados. Si transmites sensaciones negativas parecerá que no crees en lo que vendes, y si no crees en lo que vendes no te lo va a comprar ni el Tato.

Es buena idea que se te vea tranquilo, que dominas el tema, que estás seguro de ti mismo… y para fijar esa imagen en la mente de los participantes de la cita está genial que utilices pequeños detalles de humor que relajen la tensión del momento y hagan que la ocasión sea lo más agradable y amena posible. 

Pero eso sí, humor natural y espontáneo. Por favor, no lleves chistecitos fáciles preparados de antemano y que vas a meter con calzador a la menor ocasión.

Antes de salir de casa…

Vamos a acabar con un tema más banal pero que tiene su importancia. Sobre todo si se trata de una reunión inicial con un cliente potencial debemos cuidar esa primera impresión que, queramos o no, tanto cuenta.

Si eres un hombre (las mujeres son más sensatas que nosotros y no suelen fallar en esto) procura ir vestido de manera que no llames la atención. Un traje oscuro, camisa blanca, corbata nada estridente (si es posible de un solo color) y zapatos y cinturón que no chirríen entre sí, harán que consigas ese objetivo. No vamos a dar lecciones de moda ni a crear tendencia. Queremos que nuestro aspecto sea agradable por sencillo, no por alternativo.

Ah! Y una última cosa. Procura llevar impecables los zapatos. Da una sensación horrible que te venga a vender una idea una persona que da la sensación de no cuidar su aspecto. Si no se cuida a sí mismo…¿Va a cuidar de mi dinero y de mí? Sé que parece muy superficial, pero así son las cosas. Si por el camino se te han manchado, ya se te ocurrirá la manera de pegarles un pequeño repaso antes de entrar a la sala de reuniones, que eres una persona con recursos. Porque si no los tienes… ¿Qué coño haces yendo a esa reunión?

 

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